Vos équipes copient une demande du courriel au fichier, puis au logiciel métier. Il devient difficile de savoir quelle version est à jour et qui doit corriger une erreur.
Optimisation des processus
Cartographiez votre fonctionnement, clarifiez les responsabilités et choisissez les améliorations utiles avant d’investir dans de nouveaux outils.
Loupe Technologies vous accompagne pour comprendre et améliorer un processus qui ralentit vos équipes. Nous examinons les étapes, les informations et les décisions, puis définissons avec vous un fonctionnement cible et les changements à prioriser. Le point de départ est le travail réel : une demande, une approbation, un transfert entre équipes ou un suivi qui demande trop d’efforts.
Reconnaissez-vous ces situations ?
Une approbation dépend d’une personne difficile à joindre ou d’une règle implicite. Les relances s’accumulent et personne ne voit clairement où se trouve la demande.
Le même travail suit plusieurs chemins. Vous souhaitez conserver les exceptions utiles tout en clarifiant les étapes et les responsabilités communes.
Comprendre le fonctionnement avant de choisir la solution
Le mandat porte sur un processus délimité : son déclenchement, son résultat attendu, les personnes qui interviennent et les outils utilisés. Nous proposons de reconstituer un parcours représentatif avec les personnes qui réalisent le travail, en distinguant les étapes prévues des pratiques quotidiennes.
Nous examinons ensuite les attentes, les reprises et les informations manquantes. Une amélioration peut être une règle de décision plus claire, un formulaire mieux conçu ou une responsabilité explicitée. La sélection d’un logiciel et la réalisation d’une automatisation constituent des travaux à définir séparément lorsque le diagnostic les justifie.
Des repères pour décider des changements
Selon le périmètre convenu, les livrables peuvent comprendre :
Une cartographie du processus actuel
Les étapes, décisions, acteurs et échanges d’information, accompagnés des irritants observés et des points qui restent à vérifier.
Un processus cible expliqué
Une proposition de fonctionnement avec les responsabilités, les exceptions à conserver et les changements à discuter avec vos équipes.
Un plan d’amélioration mesurable
Des actions classées selon vos contraintes, leurs dépendances et des indicateurs de départ : temps d’attente, reprises ou demandes incomplètes, selon les données disponibles.
Faire évoluer un processus avec les personnes concernées
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Délimiter le parcours
Choisir le processus et préciser où il commence et se termine. Identifier son responsable, les équipes concernées et les informations disponibles.
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Reconstituer le travail
Comparer quelques situations représentatives, recueillir les difficultés et valider la cartographie avec les personnes qui exécutent les tâches.
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Choisir une amélioration
Comparer les options et définir un changement assez précis pour être essayé, avec un responsable et un critère d’évaluation.
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Vérifier et ajuster
Si l’essai fait partie du mandat, examiner ses résultats, documenter les exceptions et décider de la suite avec l’équipe.
Vos questions avant de commencer
Faut-il remplacer nos logiciels ?
Pas nécessairement. Le diagnostic examine les règles de travail et les fonctions déjà disponibles. Il sert à distinguer un problème d’organisation d’une limite technique avant de décider d’une configuration, d’une intégration ou d’un remplacement.
Que devons-nous préparer ?
Choisissez un processus qui pose problème et indiquez les personnes qui le connaissent. Une description des étapes, des outils et de quelques situations représentatives suffit pour préciser le mandat. Les documents détaillés et les accès nécessaires seront convenus ensuite.
Comment évaluer les améliorations ?
Nous proposons de définir une situation de départ et un indicateur lié au problème. La comparaison tient compte du volume de travail, des exceptions et des changements de contexte. Un gain ne se déduit pas simplement du nombre d’étapes supprimées.
Quel processus souhaitez-vous simplifier ?
Décrivez ce qui se bloque, qui intervient et ce que vous souhaitez améliorer. Nous pourrons préciser le périmètre d’un premier travail et les personnes à réunir.